• Registro Mercantil Central: Certificación negativa del nombre de la sociedad
  • La certificación negativa del nombre de la sociedad se refiere a un documento que confirma que no existe otra entidad con el nombre deseado para una nueva sociedad. Este certificado es esencial para formalizar la creación de sociedades y otras entidades que deben ser registradas. El Registro Mercantil Central, bajo la Ley 14/2013, ha establecido la Bolsa de Denominaciones Sociales para facilitar el proceso de creación de empresas, permitiendo a los emprendedores verificar la disponibilidad de 1.500 nombres sociales. Para obtener la certificación, se puede solicitar en persona, por correo, telemáticamente o a través de un notario. Hay criterios específicos para elegir un nombre, por ejemplo, no puede coincidir con otra empresa, ni hacer referencia a actividades no incluidas en el objeto social, entre otros. Una vez obtenida, la certificación tiene una validez de tres meses, pero es renovable. Si no se registra la sociedad en seis meses, el nombre se libera. Es un requisito para todas las sociedades, excepto las cooperativas, que tienen un proceso diferente.
• Dirección General del Tesoro y Política Financiera: Autorización Previa Administrativa
  • Antes de constituir una sociedad de garantía recíproca en España, es esencial obtener una autorización previa administrativa de la Dirección General del Tesoro y Política Financiera. Este proceso implica la presentación de una serie de documentos clave: un proyecto de estatutos sociales que define la normativa interna y funcionamiento de la sociedad; un programa de actividades detallado que especifica las operaciones que la entidad planea realizar y cómo estará estructurada su organización; una lista completa de los socios fundadores con una descripción de las participaciones que cada uno tiene en el capital social; y, finalmente, una relación de las personas propuestas para formar parte del primer Consejo de Administración, así como de quienes asumirán roles como Directores generales o cargos equivalentes, acompañada de un historial que detalle su experiencia y trayectoria profesional. Esta documentación permite a la Dirección General evaluar la viabilidad y adecuación de la nueva entidad.
• Notario: Escritura pública
  • La escritura pública es el acto donde los socios fundadores firman la constitución de la sociedad. Para ello, se requiere presentar el documento de identidad de los socios, una certificación que confirme que no hay otra sociedad con el mismo nombre, los estatutos sociales, la acreditación del capital social desembolsado y, si se aportan bienes no dinerarios, se necesitan informes sobre su valoración y detalles de dichos bienes. Si los socios están casados, es esencial verificar el régimen económico matrimonial. La escritura debe ser firmada por todos los socios o sus representantes legales ante un notario. La firma debe realizarse en un plazo de seis meses desde la obtención de la certificación de denominación social, con excepciones que pueden reducir este plazo a un mes. Es un requisito obligatorio para todas las sociedades y algunas entidades sin personalidad jurídica.
• Consejerías de Hacienda de las CC.AA.: Impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados
  • Este impuesto se aplica a transmisiones patrimoniales, operaciones societarias y actos jurídicos documentados. Aunque la creación de empresas está exenta, se grava en operaciones como la constitución, fusiones y aportaciones de socios en sociedades. Las Comunidades de Bienes empresariales se consideran como sociedades a estos efectos. La base imponible del impuesto es el valor real del bien o derecho, con un tipo de gravamen del 1%. En Actos Jurídicos Documentados, el impuesto recae sobre quien adquiere el bien o derecho, y se paga mediante cuotas variables o fijas. La documentación necesaria incluye el Modelo 600 y documentos relacionados con el hecho imponible. También se requieren identificaciones de las partes involucradas. Las gestiones se realizan en las Consejerías de Hacienda de las Comunidades Autónomas o agencias tributarias específicas. La liquidación debe hacerse en 30 días hábiles tras el otorgamiento notarial y es obligatorio presentar autoliquidaciones, aunque se esté exento de pago.
  • Las sociedades laborales gozan con carácter general de una bonificación del 99% en el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, y exención en este Impuesto sobre las cuotas devengadas por operaciones societarias de constitución y aumento del capital.
• Registro Mercantil Provincial: Inscripción de la empresa en el Registro
  • Se realiza mediante documentación notarial o mediante una instancia con firma electrónica reconocida del empresario enviada telemáticamente al Registro. Deben adjuntar: Alta en el Censo de Empresarios y Profesionales, DNI o NIE, Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales, utilizando el Impreso Modelo 600, aunque las Comunidades Autónomas pueden requerir otros modelos. El acta notarial se presenta telemáticamente por el notario en el mismo día o al siguiente hábil de su autorización en el Registro Mercantil, o mediante la instancia con firma electrónica reconocida y enviada de forma telemática al Registro. La inscripción es obligatoria para el Emprendedor de Responsabilidad Limitada y debe procurarse en el mes siguiente al otorgamiento de los documentos necesarios. los trámites se realizan en el Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliada la entidad.
• Banco de España: Inscripción de la SGR
  • El Registro Especial del Banco de España es un registro administrativo donde deben inscribirse determinadas entidades que operan en el ámbito financiero, incluidas las Sociedades de Garantía Recíproca (SGR). La inscripción en este registro es un requisito esencial para que estas entidades puedan comenzar y continuar sus operaciones en España. En el caso específico de las SGR, la inscripción permite su reconocimiento oficial y supervisión por parte del Banco de España. Las SGR son entidades que tienen como principal objetivo proporcionar avales a las pequeñas y medianas empresas (pymes) para facilitar su acceso a financiamiento. La inscripción en el Registro Especial garantiza que estas sociedades cumplen con las regulaciones y requisitos establecidos por las autoridades financieras, y brinda una mayor seguridad y confianza a las empresas y entidades financieras que interactúan con ellas.
• Agencia Tributaria (AEAT): Número de Identificación Fiscal
  • El número de identificación fiscal (NIF) es un identificador para personas y entidades en España. Para personas físicas españolas, corresponde al número de su DNI y una letra de verificación; para extranjeros, es el NIE. Las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica tienen un NIF compuesto por una letra (que informa sobre la forma jurídica o procedencia), siete dígitos aleatorios y un carácter de control. Es necesario solicitar el NIF antes de realizar transacciones comerciales y se debe hacer en el mes posterior a la constitución de la entidad. La Agencia Tributaria ofrece un NIF provisional mientras se reúne toda la documentación necesaria para el definitivo. La solicitud del NIF se realiza en la Administración de la Agencia Tributaria correspondiente y es un trámite obligatorio.

Trámites generales

• Agencia Tributaria (AEAT): Alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores
  • Antes de iniciar actividades empresariales o profesionales o de realizar pagos sujetos a retención, es necesario inscribirse en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, que es parte del Censo de Obligados Tributarios. Este censo incluye a individuos y entidades que realizan actividades empresariales o profesionales, sociedades mercantiles, miembros de entidades con atribución de rentas, y ciertos operadores no residentes en España. Las actividades empresariales o profesionales engloban la producción, distribución, y prestación de bienes o servicios, entre otras. La inscripción se realiza mediante los modelos 036 o 037, y debe hacerse previo al comienzo de la actividad, siendo el inicio marcado por cualquier transacción, pago, cobro o contratación laboral con fines productivos o de distribución. La declaración es obligatoria y se presenta en la Delegación de la Agencia Tributaria correspondiente o electrónicamente, dependiendo del caso.
• Agencia Tributaria (AEAT): Impuesto sobre Actividades Económicas (exentas las empresas de nueva creación durante los dos primeros ejercicios)
  • El Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) se aplica a autónomos, sociedades y entidades sin personalidad jurídica en España que realicen actividades empresariales, profesionales o artísticas, excluyendo actividades agrícolas, ganaderas dependientes, forestales y pesqueras. Aunque se realicen actividades económicas, están exentos de este impuesto: personas físicas, entidades con una cifra de negocio inferior a 1.000.000 de euros del penúltimo año y quienes comiencen su actividad en España durante los dos primeros años fiscales. Todas las entidades y personas en el censo de empresarios deben declarar sus actividades mediante los modelos 036 o 037, independientemente de si deben pagar el IAE o presentar declaraciones relacionadas.
• Autoridades de certificación: Obtención de un certificado electrónico (firma digital).
  • Un certificado digital de empresa en España es una credencial electrónica emitida por una entidad certificadora reconocida, que permite a las empresas identificarse y firmar documentos electrónicos con plena validez jurídica, garantizando así la autenticidad, integridad y confidencialidad de las transacciones online. Para obtenerlo, la empresa debe solicitarlo a través de una entidad de certificación acreditada, como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) u otras entidades privadas autorizadas. El proceso generalmente implica el registro online, la aportación de documentación que acredite la identidad y representación de la empresa, y la verificación presencial o telemática por parte de la entidad certificadora antes de emitir y entregar el certificado digital.
• Registro Mercantil Provincial: Legalización del Libro de actas, del Libro registro de socios, del Libro-registro de acciones nominativas y del Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad
  • El artículo 26 del Código de Comercio exige a las sociedades mercantiles llevar un libro de actas que documente acuerdos tomados por los órganos de la sociedad. Las Sociedades de Responsabilidad Limitada deben tener un Libro registro de socios, mientras que las Sociedades Anónimas y Comanditarias por acciones deben llevar un libro-registro de acciones nominativas. Las sociedades unipersonales deben registrar contratos entre el socio único y la sociedad. A partir del 29 de septiembre de 2013, estos libros deben ser electrónicos y legalizados vía telemática en el Registro Mercantil en un plazo de cuatro meses tras el cierre del ejercicio social, y no se aceptan libros en blanco o no telemáticos. Las sociedades cooperativas tienen sus propios requisitos y deben registrar ante el Registro de Sociedades Cooperativas.
• Registro Mercantil Provincial: Legalización del Libro Diario y del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
  • La Legalización del Libro Diario y del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales es un procedimiento formal en España que consiste en validar oficialmente dichos libros ante el Registro Mercantil correspondiente, confirmando que cumplen con las normativas contables vigentes. Este proceso asegura la autenticidad y fiabilidad de la información financiera presentada por las empresas. Para obtenerla, una vez cerrado el ejercicio contable, las empresas deben presentar estos libros en formato electrónico a través del sistema telemático del Registro Mercantil, donde, tras su revisión, serán legalizados y se devolverá un justificante de la legalización realizada. Es importante destacar que este trámite debe realizarse anualmente, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social de la compañía.
• Tesorería General de la Seguridad Social: Alta de los socios y administradores en los regímenes de la Seguridad Social
  • Para obtener prestaciones contributivas de la Seguridad Social, residentes en España, ya sean españoles o extranjeros, deben registrarse según su actividad y posición en la empresa. Esto incluye a trabajadores autónomos, por cuenta ajena, estudiantes, funcionarios y socios de diversas entidades. Los criterios para determinar el régimen de Seguridad Social se basan en la participación en el capital de la empresa, las funciones desempeñadas y las relaciones familiares. Las empresas son responsables de registrar a los trabajadores, mientras que en el Régimen especial de Trabajadores Autónomos, esta responsabilidad recae en los propios trabajadores. Se requiere documentación específica para cada tipo de trabajador y la entidad encargada de estos trámites es la Tesorería General de la Seguridad Social. Dependiendo del régimen, existen diferentes plazos para el registro, y el proceso puede realizarse electrónicamente.

Trámites según la actividad

• Otros organismos oficiales y/o registros: Inscripción en otros organismos oficiales y/o registros.
  • En función de la actividad desarrollada se deberá comunicar con carácter obligatorio el inicio de la actividad en aquellas administraciones, autoridades y/o registros (sectoriales, estatales, autonómicos y municipales) que correspondan. Por ejemplo: Registro Industrial, Registro de empresas de seguridad, Registro de Empresas de juego, Autorizaciones de centros sanitarios o de centros educativos, etc.
    
• Ayuntamientos: Licencia de Actividades e instalaciones y obras
  • Para iniciar una actividad empresarial, es esencial obtener las licencias adecuadas del ayuntamiento donde la empresa operará. Entre las más comunes están la Licencia de Actividades e instalaciones y obras, que autoriza el inicio de actividades en un local específico, y la Licencia de Funcionamiento, que verifica que el local o instalación cumple con todas las condiciones necesarias y autoriza su uso. El proceso para obtener estas licencias varía, incluyendo el Procedimiento Ordinario, Implantación o Modificación de Actividades (IMA), Comunicación Previa y Declaración Responsable. A través del sistema “Emprende en 3“, los emprendedores pueden gestionar trámites y presentar declaraciones responsables electrónicamente en municipios participantes. Estas licencias son obligatorias según la actividad, con excepciones para ciertas actividades profesionales y artesanales realizadas en domicilios sin molestias al entorno.

Trámites en caso de contratar trabajadores

• Tesorería General de la Seguridad Social: Inscripción de la empresa
  • El empresario que por primera vez vaya a contratar trabajadores, deberá solicitar su Incripción como empresa antes del inicio de actividad, en la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social más próxima a su domicilio. Si dispone de un certificado digital puede presentar su solicitud accediendo a través de la Sede Electrónica o bien tramitar directamente su solicitud a través de los correspondientes servicios disponibles para “Empresas“
• Consejería de Trabajo de la Comunidad Autónoma: Comunicación de apertura del centro de trabajo
  • Cuando una empresa inicia su actividad, es esencial comunicar la apertura de su centro de trabajo para supervisar las condiciones de Seguridad y Salud Laboral. Un “centro de trabajo” se refiere a cualquier área a la que los trabajadores accedan por su labor. Esta comunicación debe incluir detalles específicos de la empresa, el centro de trabajo y, si es aplicable, datos relacionados con obras de construcción. La Prevención de Riesgos Laborales es vital; las empresas deben comprometerse con un plan de prevención y mantener un seguimiento constante para optimizar la seguridad. Las empresas pequeñas tienen regulaciones ligeramente diferentes, con herramientas y guías proporcionadas para facilitar la gestión de riesgos. La documentación requerida varía, pero puede incluir un formulario oficial, el Plan de Prevención y, en casos específicos, un Proyecto Técnico. La comunicación debe ser presentada antes o dentro de los 30 días posteriores a la apertura o cambios significativos y, en construcción, antes de comenzar los trabajos.
• Tesorería General de la Seguridad Social: Afiliación de trabajadores En el supuesto de que no estén afiliados.
  • Todo individuo que inicie una actividad laboral debe obtener un número de afiliación (NAF), un identificador único y vitalicio. La eficacia de esta solicitud comienza el día que se inicia la actividad laboral. El proceso de afiliación puede ser instigado por el empresario (para empleados no previamente registrados), por el trabajador (en caso de trabajadores independientes o si el empresario no ha cumplido su deber), o automáticamente por direcciones provinciales si detectan incumplimientos. La documentación principal es el Modelo TA.1, aunque en urgencias, se puede enviar información esencial electrónicamente. Un servicio crucial es el Sistema RED, un portal en línea de la TGSS para intercambio de información, que cubre áreas como cotización y afiliación. Para acceder, se necesita un certificado digital. La afiliación debe efectuarse antes de comenzar la actividad laboral, pero no más de 60 días antes. Es obligatorio para empresarios que contraten a trabajadores sin NAF.
• Tesorería General de la Seguridad Social: Alta de los trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social
  • Todo empresario que contrate trabajadores tiene la obligación de comunicar el alta en el Régimen de la Seguridad Social correspondiente. Este alta establece una relación jurídica donde el empresario y trabajador aportan económicamente al sistema, adquiriendo el derecho a recibir prestaciones. El alta puede ser solicitada por el empresario, el trabajador (si el empresario no cumple) o de oficio por la TGSS si detecta incumplimientos. La solicitud de alta debe incluir datos del empresario, trabajador, fecha de inicio de actividad, entre otros. Existen distintos modelos de solicitud según el régimen y actividad, como el Modelo TA2/S para el Régimen General. El Sistema RED, un servicio online de la TGSS, facilita el intercambio de información entre empresas y TGSS, cubriendo áreas de cotización y afiliación. Para acceder a este sistema se requiere un certificado digital. El plazo para realizar el alta varía según el régimen laboral, pero es un trámite obligatorio.
• Inspección Provincial de Trabajo: Obtención del calendario laboral
  • Las empresas están obligadas a mostrar en un lugar visible de cada centro de trabajo el calendario laboral anual. Este debe incluir el horario laboral, días de trabajo, festivos, descansos y otros días no laborables, considerando la jornada legal máxima o la acordada por convenio o acuerdo. El calendario se basa en la normativa oficial del Real Decreto Legislativo 1/1995, y la Dirección General de Trabajo del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales publica anualmente los días no laborables, retribuidos y no recuperables, sumando un total de catorce días, incluyendo los establecidos por Comunidades Autónomas y Ayuntamientos. La información se puede encontrar en los Servicios Territoriales de la Tesorería General de la Seguridad Social y en la página web de la Seguridad Social. El calendario debe ser elaborado y expuesto cada año y su exhibición es obligatoria.
• Servicio Público de Empleo Estatal: Alta de los contratos de trabajo
  • Este trámite consiste en realizar la legalización o alta de los contratos de trabajo de los trabajadores por cuenta ajena. Este es un trámite obligatorio que tiene que realizar la empresa en un plazo no superior a 10 días desde la firma del contrato. El SEPE pone a disposición de los empresarios una web en la que es posible realizar dicha comunicación, Contrat@. Previamente el empresario o su representante (normalmente una gestoría) deberán ser autorizados por el servicio público de empleo autonómico.

Trámites complementarios

• Oficina Española de Patentes y Marcas: Registro de signos distintivos
  • Registrarse en el Registro Mercantil no garantiza protección jurídica de una marca, ya que son registros distintos. Para proteger una marca o nombre comercial legalmente, es esencial registrarlo en la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM). Una Marca otorga el derecho exclusivo de usar un signo para identificar productos o servicios, pudiendo incluir palabras, imágenes, símbolos, entre otros. Un Nombre Comercial concede el derecho exclusivo de usar un signo o denominación para identificar una empresa en el mercado, siendo independiente de los nombres en los Registros Mercantiles. La protección de estos signos distintivos dura diez años desde la solicitud y es renovable. Para mantenerlos vigentes, se deben pagar tasas. Para registrar, es necesario presentar una instancia y pagar las tasas correspondientes en la OEPM. Los trámites pueden hacerse electrónicamente a través de la sede de la OEPM o el sistema CIRCE. Registrar una marca o nombre comercial es opcional.